Programme de formation : Perfectionnement secrétaires

 

 

Contenu Du Programme

Évolution du métier

  • Le secrétaire au sein des différents services : situer son poste et sa contribution à la bonne marche de son service
  • Les évolutions du métier,
  • Les fonctions, les tâches, les compétences requises,
  • Identifier les attentes de la hiérarchie et de l'équipe, l'environnement administratif.

Les TIC et l'organisation

  • Lire, trier, vérifier l'information entrante - les techniques de classement et d'archivage, la gestion de l'information,
  • Classer vite et bien : structurer ses dossiers et les rendre accessibles à tous (élaborer un plan de classement,
  • Gestion du temps, jauger son degré d'urgence et d'importance ; gérer les priorités,
  • Diffuser une information pertinente : à qui, comment ?
  • Le travail en équipe,
  • Les outils : planning, agenda, suivi-relance...

L'accueil et téléphone

  • L'accueil,
  • Le téléphone : accueillir, filtrer, renseigner, transférer, prendre un message,
  • S'organiser : transmettre les messages, prendre des notes, utiliser des conducteurs d'appel...,
  • Gérer les interlocuteurs ou les situations difficiles,
  • Développer une image de facilitateur : inspirer confiance, gérer tensions et conflits.

Rédiger des écrits professionnels

  • Produire des écrits administratifs de qualité, réfléchir avant d'écrire, relire et corriger ses documents,
  • Appliquer les règles de présentation (la charte graphique),
  • Rédiger lettres, notes, mémos de façon pertinente : l'objectif, le plan, la lisibilité ; maîtriser les formules de politesse.

PUBLIC CONCERNÉ

  • Tout(e) secrétaire(s)/ assistant(e)s souhaitant acquérir une meilleure efficacité au travail.

OBJECTIFS

  • Rôle des secrétaires/assistant(e)s
  • Prendre conscience de l'évolution des méthodes de travail par l'utilisation des nouveaux outils,
  • Maîtriser des savoirs-faire et savoirs-être pour optimiser les tâches de secrétariat,
  • Communiquer à l'aide de la messagerie, gérer des plannings, contribuer à l'organisation des réunions (location de salles, prise de notes...)

PRÉREQUIS

  • Prérequis : Stage techniques de secrétariat ou équivalent

DURÉE

  • 4 jours

DATES

TARIF

  • Nous consulter
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