Programme de formation : Découvrir la fonction d'agent administratif

 

 

Contenu Du Programme

Organiser les activités

  • Organiser, Planifier, Contrôler
  • Mettre en place des procédures et outils pour optimiser les tâches de secrétariat
  • Analyser l'existant, distinguer l'urgent de l'important, le non urgent et non important
  • Planifier le travail à court, moyen, long terme
  • Repérer les comportements freins à la gestion de son temps,
  • Assurer le suivi de plusieurs activités simultanées.

Classer avec méthode

  • Les différents moyens et matériel de classement
  • Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs, du service, de l'entreprise
  • Connaître les règles en matière de conservation de documents
  • Priorités et hiérarchie
  • Mettre en place un plan de classement évolutif

S'organiser avec la micro-informatique

  • Les principes de la GED (gestion électronique des documents)
  • Établir un plan de classement simple et accessible, choisir l'outil adapté
  • Mettre en place et utiliser des outils : base de gestion documentaire, planning, enregistrement du courrier, gestion des adresses...

Acquérir le réflexe de l'accueil

  • Identifier le visiteur/l'interlocuteur
  • Réussir son accueil, savoir se présenter et représenter son service / entreprise
  • Les attitudes, la présentation, le sourire, le non-dit. Mettre son attention et sa disponibilité au service de son interlocuteur
  • Adopter un langage positif, maîtriser sa voix,
  • Avoir des réponses pertinentes et valorisantes Utiliser les outils adaptés pour optimiser les tâches d'accueil

PUBLIC CONCERNÉ

  • Toute personne amenée assurer la fonction d'agent administratif.

OBJECTIFS

  • Organiser les activités
  • Classer efficacement
  • Prendre des notes et rédiger le compte-rendu
  • Réussir l'accueil téléphonique et physique

PRÉREQUIS

  • Aucun

DURÉE

  • 2 jours

DATES

TARIF

  • Nous consulter
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